Не смогла удержаться, чтобы не предложить Вам
10 способов уменьшить информационную перегрузку
Советам насчет того, как правильно организовать электронную переписку, несть числа. Привожу подборку своих любимых подсказок, позаимствованных на некоторых сайтах (в частности, Lifehacker, 43folders, Davidco). Кое-что я придумал сам — на основе собственного горького опыта.
Получателю
1. Чтобы то и дело не отвлекаться, отключите функцию автоматического уведомления о входящих письмах. И так организуйте свой рабочий график, чтобы выделить на почту несколько перерывов.
2. Не тратьте время зря на раскладывание писем по папкам; существуют поисковики для входящей почты. (Тут может быть одно исключение: создайте папку «Срочно» — только не забудьте ее проверять.)
3. Не помечайте письма, которыми предполагаете заняться попозже, как «непрочитанные». Если в Microsoft Outlook случайно нажать не ту быструю клавишу, все ваши входящие письма будут безвозвратно определены как «прочитанные». (Кнопка «Отмена», как выясняется, не спасает.)
4. Если вы не сможете ответить на письмо в ближайшие несколько дней, сообщите отправителю о получении и сообщите, когда займетесь письмом.
Отправителю
5. Чтобы ваши письма легче было классифицировать, четко формулируйте тему и начинайте основной текст с главного. Выделяйте заголовки полужирным шрифтом, нумеруйте или маркируйте вопросы, пишите по пунктам, что надо сделать и кому.
6. Чтобы получателю не надо было открывать совсем короткие письма, весь текст пишите в «теме», прибавляя: «конец сообщения».
7. По возможности вставляйте содержание прикрепленных файлов в основной текст.
8. Чтобы свести к минимуму обмен письмами, не излагайте общие идеи («Может, встретимся?»), а делайте конкретные предложения («Давай встретимся в 10?»).
9. Прежде чем нажать кнопку «Ответить всем», остановитесь — подумайте, нужно ли «всем» еще одно лишнее письмо. Если вы поймете, что не нужно, точнее определите адресатов.
10. Ради своего же блага пишите меньше писем: на каждое исходящее поступает в среднем два ответа.
10 способов уменьшить информационную перегрузку
Советам насчет того, как правильно организовать электронную переписку, несть числа. Привожу подборку своих любимых подсказок, позаимствованных на некоторых сайтах (в частности, Lifehacker, 43folders, Davidco). Кое-что я придумал сам — на основе собственного горького опыта.
Получателю
1. Чтобы то и дело не отвлекаться, отключите функцию автоматического уведомления о входящих письмах. И так организуйте свой рабочий график, чтобы выделить на почту несколько перерывов.
2. Не тратьте время зря на раскладывание писем по папкам; существуют поисковики для входящей почты. (Тут может быть одно исключение: создайте папку «Срочно» — только не забудьте ее проверять.)
3. Не помечайте письма, которыми предполагаете заняться попозже, как «непрочитанные». Если в Microsoft Outlook случайно нажать не ту быструю клавишу, все ваши входящие письма будут безвозвратно определены как «прочитанные». (Кнопка «Отмена», как выясняется, не спасает.)
4. Если вы не сможете ответить на письмо в ближайшие несколько дней, сообщите отправителю о получении и сообщите, когда займетесь письмом.
Отправителю
5. Чтобы ваши письма легче было классифицировать, четко формулируйте тему и начинайте основной текст с главного. Выделяйте заголовки полужирным шрифтом, нумеруйте или маркируйте вопросы, пишите по пунктам, что надо сделать и кому.
6. Чтобы получателю не надо было открывать совсем короткие письма, весь текст пишите в «теме», прибавляя: «конец сообщения».
7. По возможности вставляйте содержание прикрепленных файлов в основной текст.
8. Чтобы свести к минимуму обмен письмами, не излагайте общие идеи («Может, встретимся?»), а делайте конкретные предложения («Давай встретимся в 10?»).
9. Прежде чем нажать кнопку «Ответить всем», остановитесь — подумайте, нужно ли «всем» еще одно лишнее письмо. Если вы поймете, что не нужно, точнее определите адресатов.
10. Ради своего же блага пишите меньше писем: на каждое исходящее поступает в среднем два ответа.
- Легкий доступ к информации — это и благо, и зло, как и вообще доступная теперь большинству людей возможность в любой момент связаться друг с другом.
- Конечно, отчасти проблему можно решить техническими средствами: существует множество программ, призванных ставить заслон ненужной информации и тем самым помогающих как отдельным сотрудникам, так и целым организациям минимизировать издержки переизбытка информации. Но очень важно также изменить культуру компании и привычки каждого.
- При всех достоинствах инструментов, которые помогают регулировать лавину обрушивающейся на нас информации, ни один сам по себе ничего не изменит. Это комплексная проблема, а значит, и решать ее нужно комплексно.
Комментариев нет:
Отправить комментарий